Edições compatíveis com este recurso: Frontline Plus; Enterprise Standard e Enterprise Plus; Education Standard e Education Plus, Enterprise Essentials Plus; Cloud Identity Premium. Comparar sua edição
Por ser administrador, você pode exportar o inventário do Google Drive da sua organização para o BigQuery. O inventário inclui metadados associados a cada arquivo, como tamanho, rótulos aplicados e com quem ele é compartilhado, mas não o conteúdo. É possível analisar essas informações para avaliar se o acesso a arquivos sensíveis atende às metas regulatórias, de compliance e de segurança de dados da sua organização.
Quando o inventário do Drive está no BigQuery, é possível criar relatórios e painéis personalizados usando ferramentas de análise como o Looker Studio e parceiros de visualização terceirizados.
Observação:
- Algumas das etapas desta página são realizadas no console do Google Cloud porque o Google BigQuery é um produto do Google Cloud.
- Você precisa configurar o faturamento do seu projeto do Google Cloud porque há um custo para consultar e armazenar as exportações do inventário do Drive no BigQuery. Para mais detalhes, confira os detalhes de preços do BigQuery na sua conta de faturamento. É possível estimar seus custos de armazenamento com a calculadora de preços do Google Cloud. Os metadados de 1 milhão de arquivos usam cerca de 1,5 GB de armazenamento físico no BigQuery.
- Você precisa ter uma licença compatível para configurar as exportações do relatório de inventário do Drive, mas o relatório inclui dados de todos os usuários.
- Seu inventário do Drive é exportado semanalmente, mas você pode escolher exportá-lo diariamente. A exportação substitui a anterior. Para preservar as exportações anteriores, use o serviço de transferência de dados do BigQuery para copiar automaticamente o conjunto de dados.
- A exportação de inventário do Drive pode não ter os metadados de alguns arquivos. Em casos raros, alguns arquivos podem não ser incluídos.
Etapa 1. Configurar um projeto e conjunto de dados do BigQuery para seu inventário do Drive
- No console do Google Cloud, crie ou abra um projeto ativo do BigQuery.
Para mais detalhes, acesse Como criar e gerenciar projetos. - Ative o faturamento do projeto, se ainda não estiver ativado.
- Acesse a página do IAM do projeto.
- Conceda às contas de administrador do Google Workspace acesso à exportação para processamento e visualização de dados. Saiba mais sobre os papéis e permissões do IAM do BigQuery e como controlar o acesso aos recursos. Para todas as contas do Google Workspace às quais você quer conceder acesso à exportação:
- No topo da lista de principais, clique em Permitir acesso.
- Em Adicionar participantes, digite o endereço de e-mail da conta do Google Workspace.
- Clique no papel Editor do BigQuery (bigquery.dataEditor). Dica: clique em Filtrar e digite BigQuery para encontrar outros papéis específicos do BigQuery.
- Clique em Salvar.
- Conceda a você e a qualquer outro administrador que vai gerenciar as exportações de inventário do Drive a permissão de administrador do IAM no projeto:
- Na mesma página do IAM, clique em um principal existente ou inicie um novo principal, como na etapa anterior.
- Clique na função Resource Manager e selecione Administrador de IAM do projeto.
- Clique em Salvar.
- Encontre ou crie um conjunto de dados do BigQuery para armazenar suas exportações de inventário do Drive.
- Clique em Menu de navegação
BigQuery.
- No painel Explorer à esquerda, expanda seu projeto para listar os conjuntos de dados existentes.
- Se houver um conjunto de dados que você queira usar, anote o ID para usar na próxima etapa.
- Se você quiser usar um novo conjunto de dados, acesse Como criar conjuntos de dados. Anote o nome do conjunto de dados para usar na próxima etapa.
- Clique em Menu de navegação
Etapa 2: Ativar e configurar as exportações de inventário do Drive
- Faça login com uma conta de super administrador no Google Admin Console.
Se você não usa uma conta de superadministrador, não é possível concluir estas etapas.
-
Os administradores de educação precisam acessar Menu
Relatórios
- Clique em Exportações de inventário do Drive.
- Marque a caixa Ativar a exportação de relatórios do inventário do Drive para o Google BigQuery .
- Em ID do projeto do BigQuery, selecione o projeto em que você quer armazenar a exportação de inventário do Drive. Se você não encontrar o projeto, ele precisará ser configurado no BigQuery. Para saber mais detalhes, acesse Guia de início rápido para uso do Console do Google Cloud.
- Em Conjunto de dados existente no projeto, digite o nome do conjunto de dados a ser usado para armazenar o inventário do Drive no projeto. Se você ainda não tiver um conjunto de dados, acesse Como criar conjuntos de dados para conferir as etapas.
- Em Programação de exportação, selecione Semanal ou Diária.
- Clique em Salvar. Se você receber um erro de que não é possível salvar, verifique os seguintes problemas no console do Google Cloud:
- Acesse a página do IAM do seu projeto e verifique se a conta tem o papel Administrador do IAM do projeto (resourcemanager.projects.setIamPolicy). Caso contrário, atribua esse papel à sua conta.
- Acesse o Solucionador de problemas de políticas e verifique se alguma política de negação está bloqueando seu acesso ao projeto. Para mais detalhes, acesse Resolver problemas com políticas.
Depois de ativar as exportações, a primeira exportação vai aparecer no BigQuery em uma ou duas semanas. Depois disso, a exportação é atualizada semanalmente ou diariamente, dependendo da opção escolhida na configuração.
Etapa 3: (Opcional) Atualizar o prazo de validade dos dados
O prazo de validade padrão para exportações de dados é de 60 dias. Após esse período, os dados serão excluídos do Google Cloud.
Para alterar o prazo de validade, acesse Como atualizar o prazo de validade padrão de tabelas.
Etapa 4. Monitorar exportações e configurar alertas de falhas
Os eventos de exportação do inventário do Drive estão incluídos nos Eventos de registro do administrador. Na ferramenta de investigação de segurança, você pode pesquisar os eventos relacionados à exportação de inventário do Drive e configurar alertas.
Eventos relacionados à exportação de inventário do Drive| Nome do evento | Detalhes |
|---|---|
| Exportação de relatórios de inventário do Drive concluída | Registrado quando uma exportação é concluída. |
| Falha na exportação de relatórios de inventário do Drive | Registrado quando uma exportação falha. É possível configurar um alerta para receber notificações quando uma exportação falhar. Para resolver, acesse Resolver problemas de exportações e mensagens de erro ausentes nesta página. |
| Configuração de exportação de inventário do Drive criada | Registrado quando uma exportação de inventário do Drive é configurada por um administrador. |
| Configuração de exportação de inventário do Drive atualizada | É registrado quando o projeto ou conjunto de dados é atualizado. |
| Exclusão da configuração de exportação de inventário do Drive iniciada | É registrado quando um administrador exclui uma configuração de exportação de inventário do Drive no Admin Console. Pode haver um atraso entre o início da exclusão por um administrador e a exclusão real da configuração. |
Etapa 5. Analisar conjuntos de dados de inventário do Drive
É possível analisar seus dados diretamente no BigQuery. Para uma visão geral, acesse Visão geral da análise do BigQuery | Google Cloud. Para mais detalhes, acesse Esquema e exemplos de consultas para exportações de inventário do Drive no BigQuery.
Resolver problemas com exportações ausentes e mensagens de erro
Se você não encontrar exportações de inventário do Drive no BigQuery depois de salvar a configuração no Admin Console, confira os seguintes problemas e como resolvê-los.
| Mensagem de erro | Como corrigir |
|---|---|
| O conjunto de dados do BigQuery não existe | Se o conjunto de dados especificado originalmente para gravar relatórios tiver sido excluído desde que você ativou as exportações do Drive Inventory, você vai receber esse erro. Substitua o ID do conjunto de dados por um conjunto de dados existente. |
| O projeto do BigQuery não existe | Se o projeto do BigQuery que você especificou originalmente para gravar relatórios for excluído desde que você ativou as exportações do Drive Inventory, esse erro vai aparecer. Defina um novo projeto e conjunto de dados do BigQuery para gravar os relatórios. |
| As permissões da conta de serviço de exportação de inventário do Drive no conjunto de dados do BigQuery foram removidas | No console do Google Cloud, confirme se a conta de serviço tem acesso de editor no conjunto de dados. |
| As permissões da conta de serviço de exportação de inventário do Drive no projeto do BigQuery foram removidas | No console do Google Cloud, confirme se a conta de serviço tem acesso ao BigQuery.jobUser no projeto. |
| Configure o faturamento do seu projeto | Se você tiver feito downgrade da assinatura, ela pode não ser mais compatível com exportações de inventário do Drive. No Admin Console, acesse Menu > Faturamento > Assinaturas e confirme se a assinatura é uma das seguintes: Edições compatíveis com este recurso: Frontline Plus; Enterprise Standard e Enterprise Plus; Education Standard e Education Plus, Enterprise Essentials Plus; Cloud Identity Premium. Comparar sua edição Depois de mudar para uma edição compatível com as exportações de inventário do Drive, pode levar até duas semanas para que os relatórios sejam exportados. Você também precisa configurar o faturamento do seu projeto do Google Cloud vinculado às exportações do inventário do Drive porque há um custo para exportar o inventário do Drive para o BigQuery. Verifique se o faturamento foi ativado para o projeto. |
Limitações conhecidas
- As exportações de inventário do Drive podem não incluir arquivos não reivindicados do Jamboard ou vídeos criados com o Google Vids.
Perguntas frequentes
Expandir tudo | Recolher tudo e voltar ao início
Há algum custo para exportar o inventário do Drive para o BigQuery?Sim. Os custos de armazenamento são cobrados no projeto do BigQuery. Para mais detalhes, confira os detalhes de preços do BigQuery na sua conta de faturamento. É possível estimar seus custos de armazenamento com a calculadora de preços do Google Cloud. Os metadados de 1 milhão de arquivos usam cerca de 1,5 GB de armazenamento físico no BigQuery.
Não. A exportação de inventário do Drive está coberta pelos Termos de Serviço do Google Cloud Platform ou pelo contrato que rege seu uso do Google Cloud Platform.
Para mais detalhes, consulte o esquema.
Sim. Não se esqueça de que suas novas exportações e a última antes da mudança ficarão em locais diferentes.
Sim. Se você também configurar exportações de registros do serviço para o BigQuery, poderá usar o mesmo ID do projeto e conjunto de dados. Seu inventário do Drive vai para uma tabela diferente no projeto.
Sim. Se você não quiser mais exportar seu inventário do Drive para o BigQuery, exclua a configuração "Inventário do Drive" no Admin Console.
- Faça login com uma conta de super administrador no Google Admin Console.
Se você não usa uma conta de superadministrador, não é possível concluir estas etapas.
-
Os administradores de educação precisam acessar Menu
- Clique em Inventário do Drive.
- Clique em ID do projeto do BigQuery e selecione o projeto.
- Clique em Excluir.
- Para confirmar, clique em Excluir novamente.
Seu inventário do Drive não será mais exportado. O conjunto de dados permanece no projeto com os dados atuais, mas eles são excluídos quando expirarem.
Para reiniciar as exportações de inventário do Drive, adicione um ID do projeto.
Uma conta de serviço chamada id@gcp-sa-statefulreporting.iam.gserviceaccount.com e outra chamada [email protected] podem aparecer na lista de permissões do seu projeto e conjunto de dados do BigQuery. Na versão Beta, uma conta de serviço é usada para ler metadados do Drive, e a outra é usada para gravar seu inventário do Drive no BigQuery.
Se uma política da organização impedir que as contas de serviço id@gcp-sa-statefulreporting.iam.gserviceaccount.com e [email protected] participem da lista de permissões, os domínios das contas precisam estar na lista de permissões.
Você precisa ter permissões de visualização no projeto para configurar as exportações de inventário do Drive. No console do Google Cloud, acesse a página do IAM e atribua o papel Resource Manager Administrador do projeto IAM (
resourcemanager.projects.getIamPolicy) à sua conta de administrador do Google Workspace.
Sim. Se você configurar uma política de região de dados no Admin Console, seus dados serão tratados nessa região. No entanto, as exportações do BigQuery são gravadas na região especificada ao criar o conjunto de dados. Para mais detalhes, acesse Locais do BigQuery.
